Tənzimləyici qurumlar banklara qarşı hesabatlılıq, idarəetmə tələblərini yüksəldiblər. Bu banklarda sənəd dövriyyəsinin də artmasına səbəb olub.
Müsahibimiz “Atabank”ın Ümumi İşlər Departamentinin direktoru Rəna Səfərovadır (etiraf edim ki, müsahibimin yaşlı, sənədlərdən yorulmuş yaşlı bir xanım olacağını gözləyirdim, fotodan da göründüyü kimi qarşıma tam əksi çıxdı). Pozitiv, cəld, həm də bank işini bilən bir əməkdaşı ilə onun dili ilə desək, “net müsahibə”ni təqdim edirik.
Ümumi işlər dedikdə, maraqlıdır, bu departamentin əsas funksiyaları nədən ibarətdir?
- Banka gün ərzində Palatadan, Mərkəzi Bankdan, müştərilərdən, icra orqanlarından, başqa banklardan yüzlərlə sənəd daxil olur. Qısaca desəm, daxil və xaric olan bütün sənədlərin qeydiyyatı, lazımi ünvanlar üzrə bölgüsü, İdarə Heyətinin, Kredit Komitəsinin, Müşahidə Şurasının, Səhmdarların Ümumi Yığıncağı iclaslarının təşkili və protokollaşmasını həyata keçirirk. Sənəd dövriyyəsini idarə etmək bütövlükdə bizim departamentə aiddir. Hazırda 6 əməkdaşımla bilrlikdə bu işin öhdəsindən gəlirik. Əlavə edim ki, Departamentimiz tam xanımlardan ibarətdir və deyim ki, hesabatlılıq, səliqəli işləmək, vaxtında icraat baxımından problemimiz yoxdur.
Dediniz ki, Palatadan, Mərkəzi Bankdan, icra orqanlarından daxil olan sənədləri ilk siz görürsüz. Belə çıxır ki, bu departamentə həm də “sirlər xəzinəsi” demək olar. Gərək, Sizinlə dost olaq!))))
- Bəli, bütün sənədləri tam məxfi şəkildə ilk görən bizik. Bura doğrudan da sirlər xəzinəsidir. Sənədi aidiyyatı üzrə şəxs görməlidir və onun haqqında başqasının informasiyalı olması düzgün deyil. Daxildə işçilər barədə bəzi informasiyaların belə digər filial müdiri və ya şöbə rəhbərinin görməməsi üçün tam koordinasiya edilmiş, səlahiyyət çərçivəsində bölüşdürülən informasiyalar var.
Yəqin ki, bank sirrinin qorunması ilə bağlı məsuliyyət daşıdığınız rəsmi qaydalar da var…
- Əlbəttə, müfaviq daxili təlimatlar və vəzifə məsuliyyətlərinə daxil olan kriteriyalar var. Həm yazılı, həm də şifahi şəkildə bu hamıya bildirilir.
Dediniz ki, gün ərzində yüzlərlə sənəd gəlir. Bu qədər sənədləşmənin içində baş çıxartmaq üçün yəqin ki, hansısa proqram həllərindən istifadə edirsiniz?
- Biz artıq elektron sənəd dövriyyəsinə də keçmişik. Bundan əvvəl də 2016-cı ildən etibarən xüsusi sistemimiz vardı, sənədlər qeydiyyatdan keçdikdən sonra müvafiq elektron qovuqlara yerləşdirlir, hər kəs öz filialına, şöbəsinə aid olan sənədəri görə bilirdi. Elektron sənəd dövriyyəsinə tam olaraq keçid isə bu sahədə işimizi daha da asanlaşdırmışdır.
Ay ərzində sənəd dövriyyəniz nə qədər olur?
- Siz ay deyirsiniz, gün ərzində yalnız Palata və Mərkəzi Bankdan gələn məktubları hesablasaq, kifayət qədər çoxdur. Qalaq-qalaq sənədləri qovluqlara yerləşdirir, sonra arxivləşdiririk. Həmin sənədlər 5 ildən sonra qaydalara uyğun arxivləşdirilir və ya ləğv edilir. Hətta 5 illik dövrü əhatə edən sənədlərə belə artıq arxivimizdə də yer çatmır. Çünki kağız daşıyıcıları dövriyyəsi sürətlə artır.
Dediniz ki, sənədlər 5 ildən sonra ləğv edilir. “Atabank” Azərbaycanın ilk banklarından biridir. Yəqin ki, hansısa tarixi sənədlər var ki, onları xüsusi olaraq yığırsız.
- Əlbəttə, müəyyən sənədlər var ki, onları seçib ayırırıq və onlar arxivdə qorunur. Arxivimiz Sumqayıt şəhərində yerləşir. İnanın ki, böyük bir arxiv var, ancaq artıq həmin sahə də kifayət etmir. Ona görə də elektron sənəd dövriyyəsinin işimizi xeyli asanlaşdıracağını gözləyirik. Bununla belə müəyyən yazılı sənədlər yenə də saxlanılacaq.
Banka daxil olan sorğuları çeşidləsək, ən çox müraciətlər hardan və ya kimlərdən olur?
- Daha çox Maliyyə Bazarlarına Nəzarət Palatası, Mərkəzi Bank, icra orqanlarından və müştərilərdən daxil olan sənədlərdir. Hətta bir işçim sırf Palata ilə məşğuldur, çünki o qədər sayda məktublar daxil olur ki, həmin məktublar qoyulan müddətlərdə icra olunmalıdır. Palatadakı kuratorumuzla işlər yoğundur, onunla daimi təmasda olmaq və sorğularını cavablandırmaq lazım gəlir.
Son zamanlar Palatanın banklarda hesabatlılığı yüksəlib. Hər günün sonunda müəyyən göstəricilər tələb olunur. Bu sənədlər sizin departamentdən keçir?
- Qoyulan vaxt üzrə lazımi sənədlərin vaxtında təhvil verilməsinə cavabdehik. Hesabatları əsasən maliyyə, kredit, əməliyyat, xəzinədarlıq departamentləri hazırlayır, kurasiya isə bizdədir.
Sizcə işinizin ən maraqlı tərəfi nədir?
- Mənim üçün daha maraqlısı bankın bütün əhəmiyyətli protokollarının (Kredit Komitəsi, İdarə Heyəti, Müşahidə Şurası) bizim departament tərəfindən tərtib olunmasıdır.
Demək olar ki, məlumatları ilk bilən həm də sizsiz.
- Sözsüz ki…
Çox lakonik cavablar verirsiz. Bu işinizlə bağlı sizdə az danışan insan xasiyyətini formalaşdırmır ki?
- Razılaşıram. Çox az, qısa və konkret danışıram. Düşünürəm ki, bu illərlə formalaşan xasiyyət ola bilər. Ancaq cəldliyi sevirəm: hər şey tez, praktik, vaxtında və keyfiyyətli olmalıdır.
Departamentiniz üçün lozunq seçmək lazım olsa, nəyi seçərdiniz. Məsələn, bank bizim, sirr bizim, sloqanına münasibətiniz?
- Etiraf edim ki, tam bizim üçündür! (gülür).
DOSYE
Rəna Səfərova 14 ildir, bank sektorunda çalışır. “Atabank”da çalışdığı 11 ildir. Atabankda 5 il kredit departamentində çalışıb, “İstehlak kreditləri” şöbəsinin rəisi olub. Hazırda isə Ümumi İşlər Departamentinin direktorudur.