İctimaiyyətlə əlaqələr strukturun qarşısına qoyulan məqsədlər bir daha təhlil edilir, onlar istiqamətlərə görə qruplaşdırılır və mühümləri qeyd edilir. Nəhəng şirkətlərin ictimaiyyətlə əlaqələr şöbələri adətən aşağıdakı vəzifələrin üzərində işləyirlər:
– dövlət qurumları və ictimai təşkilatlarla əlaqələr;
– korporativ imicin idarəedilməsi;
– şəxsin müsbət imicinin yaradılması;
– KİV-lə münasibətlərin qurulması;
– Personalla yaxşı münasibətlərin yaradılması, kadrlarla iş;
– İctimai ekspertiza;
– Sərmayədarlarla münasibətlər;
– Səfərbəredici, təqdimat mərasimi və tədbirlərinin keçirilməsi (yarışlar, lotereyalar və s.);
– Böhran vəziyyətlərinin idarəolunması;
– Auditoriya tərəfindən informasiyaların adekvat qəbul edilməsi prosesinin idarəedilməsi və s.
Diqqət yetirdinizsə, siyahı tam deyil. Cəmiyyət inkişaf etdikcə, ictimaiyyətlə əlaqələr sahəsinə aid edilən məsələlər artmaqdadır. Və, nəzərə alınmalıdır ki, ölçüsündən asılı olmayaraq istənilən təşkilatın PR strukturu bu məsələlərlə birbaşa məşğul olmasa da onların heç birini nəzərindən qaçırmamalıdır.
Əvvəlki yazımızda qeyd etdiyimiz kimi, təşkilat ictimaiyyətlə əlaqələrini strukturuna PR departament daxil etməklə özü, və ya professional PR agentliklərin vasitəsilə nizamlaya bilər. Amma, belə də ola bilər ki, hansısa bir layihənin həyata keçirilməsi üçün təşkilatın PR strukturuna kənar mütəxəssislərlə əməkdaşlığa ehtiyac olsun. Bu zaman adətən 4 əməkdaşlıq formasından istifadə olunur. Birincisi, podratdır. «Podrat» zamanı agentlik və ya mütəxəssis müştərinin layihəsini bütövlükdə və ya onun bir istiqamətini yerinə yetirir. İkinci bir forma – natamam podratdır. Bu zaman şirkətin PR departamentinə rəhbər, ictimaiyyətlə əlaqələr üzrə vitse-prezident və s. vəzifəyə PR agentliyin rəhbəri dəvət olunur. Bu zaman şirkət iş təcrübəsi, şəxsi əlaqələri olan mütəxəssis əldə etməklə lazım olan halda onun agentliyinin imkanlarından istifadə etmək şansı qazanır.
Növbəti əməkdaşlıq forması – «abonent xidməti»dir. Bu formadan adətən böyük olmayan və PR aktivliyi az olan şirkətlər istifadə edir. «Abonent xidməti» zamanı PR agentlik və ya mütəxəssis aylıq ödəmə əsasında şirkətə PR dəstək, məsləhətlər verir, informativ materiallar və s. hazırlayır. Sonuncu əməkdaşlıq növü – «tərəfdaş münasibətləri»dir. Bu növə əsasən şirkətin bütün PR layihələri bir agentlik və ya mütəxəssisə tapşırılır. Bu zaman həmçinin qarşılıqlı reklam və promouşn, informasiya və məsləhət mübadiləsi də mümkündür.
Bir çox hallarda istər hökumət, istərsə də qeyri-hökumət təşkilatlarında çalışanlar onlara ictimaiyyətlə əlaqələr bölməsinə ehtiyac olmadığını deyirlər. Bunu əsaslandırarkən onlar adətən ictimaiyyətlə ünsiyyətin yaradılması və saxlanılmasını özlərinin də birbaşa vəzifəsi olduğunu, onsuzda bu işlə onların özlərinin də məşğul olduğunu əsas gətirə bilərlər. Belə olan halda «boş yerə» maliyyə vəsaiti ayırıb «əlavə» bir bölmənin yaradılmasına nə ehtiyac var sualı da səslənə bilər.
Qeyd edək ki, bu kimi yanaşma hətta bəzi Avropa ölkələrində də mövcuddur. Bu yanaşma tərəfdarlarının dəlillərini təhlil edərkən məlum olur ki, ictimaiyyətlə əlaqələr bölməsinin mövcudluğu ilk növbədə onlar üçün səlahiyyətlərini kiminləsə bölüşmək perspektivi baxımından məqbul sayılmır. Başqa bir səbəb kimisə, ictimaiyyətlə əlaqələr bölməsinin fəaliyyəti nəticəsində təşkilatın fəaliyyətinə marağın artmasını göstərmək olar. Yəni, «maraq» eyni zamanda tənqidi stimullaşdıran faktorlardan biridir. Bu baxımdan ictimaiyyətlə əlaqələr bölməsinin fəaliyyəti bir çox funksionerlər üçün yeni çətinliklərin yaradılması kimi qəbul olunur.
İlk baxışdan dəlillərin əsaslı olduğu görüntüsü yaransa da bir qədər dərin təhlil bu dəlillərin tənqidə dözmədiyini göstərir.
Birincisi, təcrübə göstərir ki, ictimaiyyətlə əlaqələr bölməsinin yaradılmasında maliyyəyə qənaət edilən yerdə bir müddət sonra yaranmış vəziyyəti düzəltmək üçün daha böyük maliyyə vəsaiti tələb olunur. Bu zaman, vəziyyətin tam düzələcəyinə təminat verilmir.
İkincisi, ictimaiyyətlə əlaqələr bölməsinin fəaliyyəti nəticəsində tənqidin artması perspektivi ilə bağlı dəlillər artır. Şübhəsiz, ictimaiyyətlə əlaqələr bölməsinin fəaliyyəti ictimaiyyətin (əhalinin, kütləvi informasiya vasitələrinin və s.) təşkilata olan marağını artıracaq. Onda sözsüz ki, təşkilatın işində olan nöqsanların üzə çıxması ehtimalı və bunun məntiqli davamı kimi, tənqidlərin meydana gəlməsi olduqca böyükdür. Lakin, tənqidləri təşkilatınızın işinə maneə kimi yox, yardım kimi qəbul etmək daha düzgün olardı. Çünki, tənqidin olmaması problemin olmaması demək deyil. Və, problemlərin həllində tənqidin rolu olduqca əhəmiyyətlidir.
Təşkilatınızın fəaliyyəti nə qədər açıq, şəffaf olsa, o qədər ona etibar artar. Bu, isə o deməkdir ki, problemlərin həllində təşkilatınıza yardım üçün müraciət edə biləcəyi ünvanların sırası daha geniş olar.
Təşkilatlarda fəaliyyət göstərən ictimaiyyətlə əlaqələr bölməsi bir əməkdaş, onun bir və ya bir neçə köməkçisi və katibdən ibarət olmalıdır. Əməkdaş adətən şuranın katibi vasitəsilə hesabatı bələdiyyənin yaratdığı komitələrə təqdim edir. O, həmçinin, işiylə əlaqədar məsələlərin müzakirəsi getdiyi komitə və şura iclaslarında iştirak edir. Amma bu o demək deyil ki, ictimaiyyətlə əlaqələr sahəsinə cavabdeh şəxs təşkilatınızda keçirilən digər iclaslarda iştirak edə bilməz. Ona bütün iclaslarda iştirak etmək hüququ verilir. Lakin onun bütün iclaslarda iştirakı vacib deyil. Çünki, bu onun əsas işinə maneəçilik törədə bilər.
aparatında hər kəsin aparılan işlərdən xəbəri olmalıdır. Bundan savayı, hər kəsin İctimaiyyətlə əlaqələr bölməsinin əsas vəzifələrindən biri də təşkilatınıza üz tutanlarla işin aparılmasıdır. Təşkilatınıza gəlib diqqətsizlik və sayqısızlıqla üzləşən şəxsdə sizin qurum barədə neqativ fikir formalaşacaq və onu dəyişdirmək çox çətin olacaq. Çalışmaq lazımdır ki, təşkilatınıza üz tutan hər kəslə xoş, mehriban münasibətlər yaransın. İstənilən ünsiyyət zamanı (şəxsi görüşlər, yazışmalar, telefon danışıqları) nəzakət və ədəb-ərkan qaydalarına riayət olun-malıdır.
Növbəti bir mühüm məsələ təşkilatınız yerləşən binanın daxili ilə bağlıdır. Çalışmaq lazımdır ki, quruma üz tutan hər bir şəxs ona lazım olan şöbə, xidmət və ya şəxsi tapmaqda çətinlik çəkməsin. Hər qapının üstündə otaqda hansı şöbənin yerləşdiyi göstərilməli, otaq vəzifəli şəxsə məxsusdursa, onun adı, soyadı və vəzifəsi qeyd edilməlidir. Bundan əlavə, binanın içərisində lazım olan şöbə və şəxsləri tapmağı asanlaşdıran müxtəlif işarələr və ya cədvəl olmalıdır.
Bu kimi məlumat cədvəllərinin təşkilatınzın girişində və nəzərə çarpan yerdə yerləşdirilməsi daha məqsədəuyğundur.
Sizin təşkilatın ictimaiyyətlə əlaqələr bölməsi xoş təəssüratın yaranması üçün başqa vasitələrdən də istifadə edə bilərlər. Məsələn, otaqların girəcəyində oturacaqlar qoymaqla gözləyənlərdə təşkilatınız onlar barədə düşünüldüyü pozitiv fikrini yaratmaq olar. Ya da, gözləyənlərə çay təklif etmək. Bunların hamısı son nəticədə təşkilatınızın fəaliyyətinə mühüm təsir göstərəcək.
Məsələn, şikayətlə gələn sakin hirsli vəziyyətdə hansısa vəzifəli şəxsin qəbuluna düşmək istəyir. Oraya isə növbə var. Vəzifəli şəxsin qəbulunda hələ olmamasına baxmayaraq, o artıq təşkilatınızdadır və imkan var ki, onda olan mənfi enerjini onun otağa girişinə qədər azaldasan. Növbəsini rahat oturacaqda gözləmək, üstəlik, çay içmək təklifi alan şikayətçinin mümkün aqressivliyinin azalması ehtimalı çox böyükdür. Onun məhz bu vəziyyətdə içəri girməsi o deməkdir ki, şikayətçi təşkilatınızın mövqeyinə qulaq asacaq, onu anlamağa çalışacaq və güzəştə getməyə meylli olacaq.
Amerika Birləşmiş Ştatlarının prezidentlərindən biri olan mərhum Riçard Nikson Milli Təhlükəsizlik Şurasında çıxışlarının birində demişdi ki, o, informasiya və təşviqata sərf edilən 1 dolları silah sistemlərinin yaradılmasına sərf edilən 10 dollardan daha dəyərli hesab edir. Çünki, silahdan istifadə olunmaya da bilər, amma informasiya hər saat və hər yerdə işləyir. Bu fikri şərh etmədən bircə onu xatırladaq ki, məhz informasiyanın rolunu düzgün başa düşüb qiymətləndirilməsi nəticəsində ABŞ «soyuq müharibədə» SSRİ-ni məğlub edə bildi.
ARDI VAR
Ramil Zeynallı