İctimaiyyətlə əlaqələr bölməsinin də əsas və mühüm vəzifələrindən birini KİV-lə əlaqələrin qurulub qorunması təşkil edir. Bu nəyə görə vacibdir? İlk növbədə ona görə ki, KİV istənilən qurum üçün öz informasiyasını kütləyə çatdırmaq baxımından ən səmərəli vasitələrdən biri və birincisidir. İkincisi, hər bir təşkilat barədə KİV-də istənilən zaman istənilən informasiya yayıla bilər. Təşkilatın bunu istəyib-istəməməsindən asılı olmayaraq. Buna görə də çalışmaq lazımdır ki, təşkilat barədə gedən informasiyalar üzərində monopoliya ancaq təşkilatın özündə olsun. Yəni, təşkilat barədə yayılan informasiyalar ancaq və ancaq təşkilat tərəfindən ötürülsün. Üçüncüsü, nəzərə alınmalıdır ki, yaşadığımız əsri informasiya əsri adlandırırlar, yəni, indi informasiya özü mühüm əhəmiyyətə malik əmtəəyə çevrilib. Əbəs yerə deyil ki, bu informasiyanı yayan KİV «IV hakimiyyət» kimi cəmiyyətdə öz yerini möhkəmlədə bilib. KİV-in ictimai rəyin formalaşdırılmasında rolu əvəzolunmazdır. Bu səbəbdən də, onunla düzgün münasibətlərin yaradılıb saxlanılması olduqca mühümdür.
Mətbuat xidməti. KİV-lə əlaqələrin səmərəliliyini təmin etmək üçün Mətbuat xidməti yaradılır. Mətbuat xidməti ictimaiyyətlə əlaqələr bölməsinin tərkibində yaradılır. Adətən, mətbuat xidməti funksiyasını bir nəfər həyata keçirir. Böyük təşkilatlarda bu xidmət bir neçə nəfərdən ibarət ola bilər.
Mətbuat xidməti kütləvi informasiya vasitələri anlayışına daxil olan bütün informasiya daşıyıcılarıyla əlaqələrin qurulub qorunmasına cavabdehdir. Mətbuat – bura dövri çap nəşrləri, yəni qəzet və jurnallar aid edilir. Qəzetləri biri-birindən aşağıda göstərilən cəhətlərə görə fərqləndirmək olar. Hər bir qəzetin öz auditoriyası mövcuddur. Bu auditoriya biri-birindən yaş, sosial-siyasi, demoqrafik mənsubiyət və başqa xüsusiyyətlərə görə seçilirlər. Azərbaycanda bu siyahıya dil fərqini də əlavə etmək olar.
Adətən baş verən hadisələr qəzetlərdə operativ işıqlandırılır və onlar şərh edilir. Jurnallarda isə operativlikdən daha çox, analitik materiallara üstünlük verilir. Adətən baş verən hadisələr qəzetlərdə operativ işıqlandırılır və onlar şərh edilir. Jurnallarda isə operativlikdən daha çox, analitik materiallara üstünlük verilir.
Dünyanın qabaqcıl ölkələrində qəzetlərin ümumi sahəsinin 50 faizindən çoxunu ictimaiyyətlə əlaqələr üzrə mütəxəssislərin təqdim etdiyi materiallar təşkil edir. Azərbaycanda bu göstərici yox səviyyəsindədir. Bunun izahı ölkəmizdə bu sahənin zəif inkişaf etməsi və təşkilatların ictimaiyyətlə əlaqələrə lazımi diqqət yetirməməsidir.
Mətbuat xidmətini təmsil edən şəxs bir neçə xüsusiyyətlərə malik olmalıdır. O, təşkilatınız barədə yetərincə məlumatlı olmalı, təmsil etdiyi təşkilatınızın dünəni, bu günü və sabahı barədə təsəvvürü olmalı, qurumun gördüyü işlər, qarşılaşdığı problemləri bilməlidir. Bunlardan savayı, o ünsiyyətçil olmalı, istənilən insanla tez və asan münasibətlər yaratmağı, tərəf müqabilinin inamını qazanmağı bacarmalıdır. Azərbaycanda ictimaiyyətlə əlaqələr üzrə mütəxəssislərin hazırlanmadığını nəzərə alsaq, ilk zamanlar bu vəzifənin başqa ixtisas sahibləri tərəfindən icra olunması mümkündür. Fəaliyyətin spesifikasına görə bu işlə daha çox humanitar ali təhsilli şəxslərin məşğul olması məqsədəmüvafiqdir. Onların ən azı azərbaycan dilini səlis (həm danışıq, həm yazı) bilməsi vacibdir. Ölkəmizdə rusdilli mətbuatın da olduqca inkişaf etdiyini nəzərə alsaq bələdiyyənin mətbuat xidmətinə cavabdeh şəxsin bu dili də bilməsi pis olmazdı. Amma, bu daha çox Bakı və Bakı ətrafı ərazilər üçün aktualdır, çünki rusdilli mətbuatın əsas fəaliyyət arealı məhz bu ərazini əhatə edir.
Mətbuatla əlaqələrə cavabdeh şəxsin jurnalistika sahəsindən baş çıxarması vacibdir. O, mətbuatın «mətbəxi»ndən xəbərdar olmalı, informasiyaların işlənmə qaydalarıyla tanış olmalı, hər hansı bir informasiyanın mətbuat üçün yararlı hala salınmasını bacarmalıdır. O, jurnalist kimi yazı yazmağı, korrektor kimi səhvlər üzərində işləməyi, redaktor kimi redaktə etməyi bilməlidir.
ABŞ-ın ictimaiyyətlə əlaqələr mütəxəssisləri kütləvi informasiya vasitələri ilə münasibətlərə dair 8 qayda işləyib hazırlayıblar. Bu qaydaları nəzərinizə çatdırırıq:
1. Hər zaman öz təşkilatınızın deyil, ictimai maraqlar nöqtəyi nəzərindən çıxış edin.
2. Məlumatlarınızı oxumaq və istifadə üçün asan edin.
3. İlk növbədə daha vacib faktlar barədə məlumat verin.
4. Reportyorlarla mübahisə etməyin, özünüzə nəzarəti itirməyin.
5. Reportyor açıq sual verirsə, ona açıq cavab verin.
6. Əgər verilən suala cavabı bilmirsinizsə sadəcə olaraq bunu etiraf edin.
7. Ağır olsa belə həqiqəti deyin.
8. Əgər Sizdə jurnalistlərin xəbər saydığı nə isə yoxdursa mətbuat konfransı təşkil etməyin.
Mətbuatla əlaqələr zamanı bir sıra formalar mövcuddur ki, onlar üzərində daha geniş dayanmaq lazımdır. İlk növbədə, materialların təqdimetmə üsullarına diqqət yetirmək lazımdır.
Press-relizlər – geniş auditoriyaya ünvanlanan və özündə vacib və ya faydalı xəbər yükü daşıyan mətn. Adətən üç press-reliz növündən istifadə olunur:
– Yeni hadisə, əmtəə və ya xidmətdən bəhs edən press-relizlər;
– Təşkilat daxilində baş verən dəyişikliklərdən bəhs edən press-relizlər;
– Təşkilatın aparıcı mütəxəssislərinin və ya rəhbərliyinin mətbuatda çıxışından bəhs edən press-relizlər.
Press-relizlər təşkilatın tam rekvizitləri olan firma blankında hazırlanır. Mətni hazırlayarkən çalışmaq lazımdır ki, başlıq qısa və eyni zamanda cəlbedici olsun. Bunun üçün bəzən bədii şriftlərdən və ya müxtəlif rənglərdən istifadə olunur. Press-relizdə onu hazırlayan şəxsin adı və rekvizitləri, ayın tarixi mütləq göstərilməlidir. Çox ola bilər ki, mətbuat nümayəndələri üçün hansısa məsələ qaranlıq qala bilər və ya onlar işıqlandırılan mövzu barədə daha ətraflı məlumat almaq fikrində olsunlar.
Press-relizlərin mətnini vərəqin bir üzündə yerləşdirmək məsləhətdir. Bu mümkün deyilsə, birinci vərəqin sonunda «ardı var» qeydi olmalıdır. Mətn 2 – 2,5 intervalla çap olunur, kənarlardan geniş sahələr boş saxlanılır. Bu ona görə lazımdır ki, mətbu orqanında mətni redaktə etmək asan olsun.
Hazır press-relizləri təşkilatın media-listinə daxil edilmiş kütləvi informasiya vasitələrinə faks və ya internet vasitəsilə göndərilir.
Media-list – təşkilatın informasiyalarının yayılması üçün informasiya kanalları kimi istifadə edilən əsas kütləvi informasiya vasitələri barədə məlumat bazası. Media-listə adətən KİV-in adı, dövriliyi, sayı, redaktorun adı/soyadı, KİV-in ünvanı, telefon, faks nömrələri, internet ünvanı, elektron poçtunun ünvanı daxil edilir. Bəzən media-listə KİV-in şöbələri, onların rəhbərləri, müəyyən istiqamətlər üzrə ixtisaslaşmış jurnalistlər barədə də informasiyalar daxil edilir.
Mətbuat konfransı. Adından da göründüyü kimi, tədbir mətbuat üçün nəzərdə tutulur. Dəvətlilər əsasən KİV nümayəndələri olurlar. Mətbuat konfranslarının əsas məqsədi təşkilatın ictimaiyyətə ötürülməsi vacib bilinən məlumatının bilavasitə informasiya kanalları arasında yayılmasına nail olmaqdır. Sual yarana bilər ki, əgər həmin vəzifəni press-relizlər vasitəsilə də həyata keçirmək mümkündürsə, onda mətbuat konfransının keçirilməsinə nə ehtiyac var?
Birincisi, press-reliz təşkilatla KİV arasında vizual əlaqə yaratmadığı halda mətbuat konfransında təşkilatın simaları əyani şəkildə mətbuat nümayəndələri ilə təmas qururlar. Bu həmin simaların KİV nümayəndələri tərəfindən tanınılmasına şərait yaradır. Onu da qeyd etmək vacibdir ki, mətbuat konfransı zamanı təşkilatı təmsil edən şəxsin qismində təşkilat barədə təsəvvür formalaşır. Buna görə də, çalışmaq lazımdır ki, təşkilat təmsilçisi auditoriya qarşısında özünü aparmağı bacarsın, KİV nümayəndələri ilə ünsiyyət qurulmasının əsaslarıyla tanış olsun. İkincisi, press-relizlərdən fərqli olaraq mətbuat konfransında informasiyanın daha geniş təqdiminə və şərhinə imkan yaranır. Üçüncüsü, mətbuat konfransı zamanı jurnalistlərdə informasiyayla bağlı onları maraqlandıran əlavə detallar barədə təşkilat təmsilçisinə birbaşa sual vermək imkanı olur.
Mətbuat konfransının təşkili ciddi hazırlıq tələb edir. Ən əsası odur ki, mətbuat konfransının keçirilməsi səbəbi KİV nümayəndələri üçün maraq doğursun. Əks halda, alınan nəticə gözlənilənin tam əksi olacaq. Yerli mətbuata diqqətlə nəzər salsaq tez-tez bu kimi hallara rast gələ bilərik. Məsələn, sayı bilinməyən «gənc» müğənnilərdən biri kasetini buraxdıran kimi dəbə uyğun olaraq mətbuat konfransı çağırır. Belə mətbuat konfranslarının birində jurnalistlər birbaşa olaraq «gənc müğənni»yə onların vax-tını belə boş şeylərə görə niyə aldığını soruşdular. Səhəri güni həmin jurnalistlərin yazdıqları məqalələrin hansı səpkidə olduğunu oxucularımız özləri təsəvvür edə bilər.
İkinci mühüm bir məsələ, mətbuat konfranslarının keçirilməsi yeriylə bağlıdır. Adətən, ciddi təşkilatların özlərinin bu kimi tədbirlər keçirmək üçün xüsusi zalları olur. Amma, bundan savayı, belə tədbirlərin keçirilməsi üçün otaqları icarəyə verən xüsusi strukturlar da mövcuddur. Tədbirin öz ərazisində və ya mətbuat klublarında keçirilməsi seçimi bir sıra amillər şərtləndirir.
Birinci amil tədbirin keçirilmə yeri KİV nümayəndələrinin gəlməsi üçün asan olmalıdır. Mətbuat klublarının əksəriyyətinin şəhərin mərkəzi hissəsində yerləşməsinin də əsas səbəbi məhz bununla bağlıdır. Əgər təşkilatın ofisi də şəhərin mərkəzində yerləşirsə, mətbuat mərkəzlərinə ehtiyac qalmır. Əks halda, jurnalistlərin rahatlığını düşünmək lazımdır. Ola bilər ki, təşkilat KİV nümayəndələrini öz yeni ofisi, işə saldığı yeni istehsal xətti, və ya, ərazidə gördüyü işlərlə tanış etmək istəyir. Bu halda, sözsüz ki, tədbir təşkilatın öz ərazisində keçirilməlidir. Amma bu zaman jurnalistləri təşkilatın ünvanına çatdırıb tədbir qurtarandan sonra geri qaytaran nəqliyyat barədə düşünmək lazımdır.
Diqqət yetirilməsi vacib olan başqa məsələlər sırasında mətbuat konfransının keçirilməsi vaxtını da qeyd etmək olar. Azərbaycan şəraitinə uyğun olaraq mətbuat konfranslarını bazar ertəsi – cümə günü arasında istənilən gün keçirmək mümkündür. Adətən günün bir-inci yarısı (saat 11 – 13 arası) bu məqsəd üçün daha uğuru sayılır. Tədbiriniz nahar vaxtına düşürsə jurnalistlərə yüngül qəlyanaltı təklif olunsa pis olmaz. Saat 16-dan sonra mətbuat konfranslranın keçirilməsi əksər hallarda səmərəsiz olur. Belə ki, bu vaxtacan məlumat toplayan jurnalistlər bundan sonra redaksiyaya qayıdıb informasiya üzərində işləməklə məşğuldurlar. Onların sizin tədbirinizə qatılmaq istəyi olsa belə, fiziki və texniki cəhətdən bu çox çətindir. Qatılsalar belə, onlar sizin tədbir barədə məlumatı sabahkı nömrəyə deyil, o biri günün nömrəsinə təqdim edə biləcəklər.
Mətbuat konfransının keçirilməsindən sonra press-relizlər hazırlanıb jurnalistlərə təqdim olunur. Bundan savayı, tədbir və ya təqdim etdiyiniz informasiyayla bağlı fotoşəkillərin də jurnalistlərə paylanması arzuolunandır.
KİV numayəndəsi üçün mətbuat konfransı sizin göndərdiyiniz dəvətnamədə göstərilən ünvana yollanarkən başlayır. Aydındır ki, bu ünvanı o mütləq etməsindən jurnalistin kefi asılıdır, bu da öz növbəsində materialın xarakterinə təsir göstərə bilər. Buna görə də mətbuat konfransı keçirilən binanın girişində tədbirin keçiriləcəyi mərtəbə və otaq göstərilən elan, binanın içərisində «Mətbuat konfransı» yazılan ox işarələri, mətbuat konfransı keçirilən otağın qapısının üstündə lövhə və gələn jurnalistlərin qeydiyyatını aparan əməkdaşların əyləşdiləri masaya «Qeydiyyat» yazılan elanların hazırlanmasına ikinci dərəcəli məsələ kimi yanaşmaq lazım deyil. Təşkilatçıların hamısında tədbiri keçirən təşkilatın adı, əməkdaşın adı, soyadı və atasının adı göstərilən «bəc»ləri olmalıdır ki, jurnalistlər bilsinlər ki, müxtəlif suallarla kimə müraciət etsinlər.
Brifinq
PR-aksiyanın uğuru daha çox brifinqin əsaslı surətdə təşkilindən asılıdır: bütün tərəflər problem, müddət və büdcə barədə yeganə fikrə gəlmələri üçün xeyli vaxt sərf etməlidirlər. Bu sonrakı mərhələlərdə anlaşılmazlığın qarşısını alacaq, proqramların səmərəliliyini artıracaq və hər bir məsələnin yerinə yetirilməsinin düzgün qiymətləndirilməsinə imkan yaradacaq.
Minimal tələblərə uyğun olaraq brifinq zamanı problemlə bağlı qarşılıqlı anlaşmaya nail olmaq,
mümkün həlli yolları və alternativləri müzakirə etmək, büdcənin təxmini ölçüsünü müzakirə etmək, müddətləri müəyyənləşdirmək, atılan addımları razılaşdırmaq, fəaliyyət proqramının sifarişçi ilə razılaşdırılmasına nail olmaq və bunların hamısını yazılı şəkildə təsbit etmək vacibdir.
Təşkilatınız üçün səmərəli yollardan biri də qurumun qəzetinin nəşridir. Əgər təşkilatınız maliyyə cəhətdən zəifdirsə, onda divar qəzetlərinin buraxılışını məsləhət görərdik. Bu qəzetdə təşkilatınızın gördüyü işlər, planları, problemlər öz əksini tapa bilər. Lövhədə yerləşdirilmiş bu qəzet təşkilatınızın girəcəyində olmalı və ora daxil olan hər kəs onunla tanış olmaq imkanı qazanmalıdır.
ARDI VAR
Ramil Zeynallı